Misurare i benefici dello smart working

Lo smart working si sta diffondendo ormai da diversi anni, ma sono in poche le aziende che riescono davvero a “misurare” i benefici di questa politica a sostegno della conciliazione lavoro famiglia. Stantec, una società di consulenza e progettazione che ha sperimentato lo smart working, ha scelto di intraprendere questa avventura.

Una società di consulenza e progettazione ingegneristica e architettonica: Stantec ha 22.000 dipendenti – progettisti, ingegneri, geologi, esperti di discipline scientifiche e project manager – sparsi in oltre 400 uffici.

Innovazione e sostenibilità, le due parole chiave dell’azienda, che nella sua proposta di soluzioni coniuga attenzione alla comunità, creatività e relazione con il cliente. In 200 anni di storia, ha realizzato alcune delle più importanti opere infrastrutturali al mondo ed è quotata nelle borse di Toronto e New York.

All’inizio del 2018 Stantec ha realizzato Smafely, uno strumento che quantifica l’impatto ambientale dello smartworking (SW). Un tool ideato dall’ingegnere ambientale e Senior Project Manager del gruppo Cecilia Razzetti insieme al collega, l’IT manager, Antonello Cuomo.

FMV ha intervistato il team composto da Razzetti e Cuomo. Di seguito riportiamo l’intervista.

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FMV: Il benessere del dipendente coincide con il benessere aziendale: è questa la svolta culturale che avete immaginato quando è iniziata l’avventura di Smafely?

Cecilia Razzetti: Smafely è il prodotto di una cultura preesistente. Le nostre attività professionali si svolgono nel contesto della consulenza alle aziende e dell’ingegneria, settori divenuti via via più sfidanti nel corso degli anni: è richiesto grande impegno da parte di tutti i gruppi di lavoro e spesso sacrifici personali per far fronte ai picchi della domanda. A fronte di una forte etica del lavoro diffusa tra tutto lo staff, riconosciuta dalla direzione, da quando sono entrata in azienda 9 anni fa, sono state introdotte numerose forme di conciliazione lavoro famiglia, che ci consentono di mantenere gli standard di impegno professionale del nostro settore senza compromettere la nostra vita privata. Nella nostra azienda da almeno 10 anni è stata abolita la timbratura del cartellino; la presenza femminile sia nello staff sia nel management è prossima al 50% (ad esempio, l’Amministratore Delegato è una donna), una percentuale alta per una società di ingegneria; a mia memoria non sono mai state rifiutate richieste di part-time, né alle neo madri né ai colleghi uomini che ne hanno fatto richiesta per coltivare progetti paralleli all’attività professionale.

Lo smartworking in Stantec è stato introdotto nel 2008 (allora eravamo MWH). Inizialmente si trattava di casi isolati, quali senior che vivono molto lontano dall’ufficio, ma cui l’azienda riconosceva particolare affidabilità, oppure colleghi con situazioni personali particolari: questi casi si basavano su accordi specifici stipulati coi rispettivi supervisori. Negli anni il ricorso allo smartworking è stato esteso a tutto il personale, dapprima per soli 15 giorni all’anno, diventati poi un giorno alla settimana e infine estesi agli attuali tre giorni a settimana. Smafely è nato nel momento in cui il significativo aumento dei giorni di smartworking autorizzati ci ha fatto intuire la portata delle conseguenze sociali e ambientali di questa nuova modalità di lavoro.

L’azienda non fa distinzioni tra i dipendenti e non entra nel merito della tipologia degli impegni e interessi extra lavorativi di ciascuno. Alcune aziende offrono questa possibilità esclusivamente ai neogenitori, iniziativa in fondo discriminatoria sia per coloro cui si rivolge, che può essere stigmatizzato come privilegiato, sia per chi non ne può usufruire, che viene escluso da una misura di conciliazione di cui potrebbe comunque beneficiare. Stantec riconosce il valore del tempo libero di ciascuno, in qualunque modo venga usato. I sondaggi anonimi condotti internamente ci hanno consentito di apprezzare le varie opportunità che ci si sono aperte: il tempo risparmiato dai colleghi è impiegato non solo per dedicarsi alla famiglia, ma anche per il volontariato, lo sport, lo studio di lingue, il conseguimento di seconde lauree, l’orto, la lettura, il sonno…

Tutto questo è reso possibile dal senso di responsabilità di ciascuno di noi, dalla fiducia reciproca tra Direzione e staff, e all’interno dei singoli team di lavoro. Naturalmente contiamo anche colleghi più restii a questi cambiamenti, ma si tratta di una minoranza, inoltre il ricorso allo smartworking non è obbligatorio, ma su base volontaria.

  

FMV: In che modo siete riusciti a far dialogare uno strumento di questo tipo con la molteplicità dei fattori di cui avete dovuto tenere conto?

Antonello Cuomo: Abbiamo voluto e saputo affrontare la sfida di coniugare le esigenze amministrative interne di tracciature richieste dello smartworking, con la volontà di provare a misurarne i benefici in senso lato, rendendo partecipativo il processo con i dipendenti, restituendo agli stessi in particolare i riscontri sui risparmi ottenuti, che vanno dal risparmio economico, di tempo, e in particolare di emissioni ambientali.

 

FMV: Come è nata l’idea di misurare i vantaggi dello smart working nella vostra azienda?

CR: L’idea è nata nel momento in cui il numero di giorni autorizzati per tutti i dipendenti è cresciuto fino a tre alla settimana. In quel periodo le mie figlie erano piccole, tutte le mattine dovevo accompagnarle in due scuole diverse, poi attraversare Milano per raggiungere l’ufficio; il percorso casa-scuole-lavoro richiedeva un’ora e mezza e gravava molto sulla mia agenda quotidiana di “mamma acrobata”. Nel contempo il ritmo dell’attività professionale non diminuiva e spesso ho pensato che senza la possibilità di lavorare almeno qualche giorno da casa avrei dovuto ridimensionare, a malincuore, il mio impegno lavorativo.

Nella mia esperienza diretta, i vantaggi percepiti dello smartworking erano talmente macroscopici che è nata l’intuizione di produrre delle metriche per dimostrarne il potenziale. Credo che misurare i fenomeni sia un ottimo mezzo renderli eloquenti e trarne indicazioni utili per le nostre decisioni comportamentali.

L’idea è emersa durante un incontro del nostro gruppo di lavoro che si occupa di sostenibilità. Inizialmente da parte mia si trattava di un’idea che non pensavo realizzabile, per mancanza di tempo da dedicare e perché non avrei saputo come concretizzarla dal punto di vista tecnologico. L’idea però è stata accolta con favore dai colleghi del gruppo, in primis da Antonello Cuomo, nostro IT manager, che ha aggiunto elementi importanti al “concept” e con le sue competenze informatiche ha saputo trasformarlo in uno strumento efficace e di facile utilizzo per tutti i colleghi.

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AC: Io stesso posso confermare ulteriormente l’utilità dello strumento, ma soprattutto i vantaggi del paradigma innovativo con cui lavorare in smartworking, poiché in parallelo al lavoro e alla famiglia sono impegnato attualmente nel conseguimento di una seconda laurea in Sicurezza Informatica.

Sottolineo sempre come sia utilissimo poter risparmiare tempo prezioso, da poter reinvestire proprio in questa mia attuale sfida, che necessita naturalmente di dedizione, elasticità familiare, fiducia aziendale, ma soprattutto di ottimizzazione del tempo!

 

FMV: Ci dice qualcosa di più su come funziona il tool e sul suo algoritmo?

AC: Il tool è implementato all’interno di una nostra piattaforma intranet Sharepoint, che gestisce vari processi fra cui quello attinente lo smartworking; nella fattispecie, ogni dipendente cui è concesso lo smartworking quando richiede di poterne usufruire inserisce a sistema una richiesta, che produce il calcolo automatico dei saving di cui sopra, espressi quindi complessivamente per l’azienda in forma di KPIs.

 

FMV: Diamo uno sguardo ai risultati: di che tipo di dati stiamo parlando?

AC: Il sistema computa le emissioni ambientali risparmiate per effetto del non viaggiare, unitamente alla distanza non percorsa e al tempo non sprecato come tale, secondo scenari preferenziali di smartworking utente-specifici, designati in funzione di una serie di parametri che entrano in ingresso all’algoritmo.

 

FMV: Può darci qualche numero più in concreto?

CR: Il sistema di calcolo che abbiamo sviluppato ha consentito di rilevare che, grazie allo smartworking, in 18 mesi abbiamo evitato di emettere in atmosfera complessivamente oltre 25 tonnellate di CO2 equivalente, un risultato paragonabile all’assorbimento annuo di 5 ettari di bosco.

Abbiamo risparmiato circa 29.000 euro di costi per i dipendenti, equivalenti in Italia a un buon stipendio annuo netto. Abbiamo evitato di percorrere circa 180.000 km, ossia 4 volte e mezzo il giro della Terra. Abbiamo guadagnato oltre 5.150 ore di tempo libero, che altrimenti avremmo trascorso in macchina o sui mezzi di trasporto pubblici; per ottenere lo stesso risultato avremmo dovuto chiedere 644 giorni di ferie!

 

FMV: Quali sono i risultati che vi hanno colpito di più? E quali invece avevate già ipotizzato?

AC: Partecipazione, trend di crescita della domanda, intelligenza collaborativa e risultati cumulativamente ottenuti, come citato prima dalla collega.

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CR: Basandoci sui nostri casi personali e sulle stime che avevamo fatto per i rispettivi bilanci famigliari, avevamo intuito la portata del fenomeno, ma non avevamo fatto ipotesi iniziali su scala aziendale.

Mi ha colpito realizzare che le emissioni evitate espresse in termini di CO2 equivalente compensano le nostre emissioni complessive di due settimane lavorative: è come se per questo periodo non avessimo condizionato l’ufficio, non avessimo viaggiato per lavoro, non avessimo utilizzato computer, telefoni, plotter e stampanti. Se esistesse un “mercato delle emissioni” nel settore dei servizi, o un simile sistema di premialità delle organizzazioni meno inquinanti, lo smartworking ci consentirebbe di beneficiarne.

Ma il dato più impressionante per me è quello precedentemente ricordato sul tempo di vita guadagnato: è come se l’azienda avesse regalato una settimana di ferie aggiuntiva a ciascun dipendente che ha partecipato al programma di smartworking.

 

FMV: Le è venuta qualche idea per implementare ulteriormente lo strumento alla luce dell’esperienza che avete fatto?

AC: Abbiamo aggiunto alcune features ulteriori, per esprimere in maniera più intuitiva i risultati ottenuti in forma di eco-equivalenze, utili soprattutto per analisi di sostenibilità dei processi aziendali.

 

FMV: E adesso che cosa succede? Quali sono i prossimi passi che possiamo aspettarci da Stantec?

CR: Stantec ha stipulato un’accordo con Dilium, software house e start up innovativa, per lo sviluppo ulteriore di Smafely in vista del suo utilizzo anche da parte di altre aziende o Enti Pubblici.Nello specifico Dilium supporterà Stantec con un CMS Advanced, responsive e pienamente aderente agli ultimi standard in fatto di sicurezza. La piattaforma sarà sviluppata per misurare i KPI ambientali e sociali legati all’applicazione dello smart working in azienda, con un prodotto realizzato su misura per venire incontro alle esigenze della società.

 

Una giornata dell’azienda per favorire il change management legato allo smart working

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